Прежде всего, предлагаю договориться, что мы называем стратегической сессией, и определить, для чего она проводится.
Стратегическая сессия — это форма групповой работы, направленная на совместную разработку стратегически значимых решений организации, с участием ключевых руководителей компании.
Цели стратегических сессий:
- Разработка стратегии компании или значимого проекта.
- Поиск и проработка решения для выхода из трудной ситуации (случившейся или ожидаемой).
- Обеспечение единого видения относительно ситуации, принимаемых решений, планов (случаи, когда стратсессия прежде всего преследует цель командообразования).
- Приращение знаний о каком-либо вопросе или изменение отношения к какой-либо теме (это случаи, когда стратсессия связана с учебными или пропагандистскими целями).
Ниже представлены примеры целей некоторых уже проведенных конкретных стратегических сессий (словами заказчика с небольшой редакцией автора статьи).
- «Сделать так, чтобы руководители региональных представительств (150 человек) признали, что качество работы с клиентами у них неудовлетворительное, и что ответственность за это лежит на них самих, а не на управляющей компании. После стратсессии участники должны выйти с конкретными идеями и планами как повышать качество сервиса у себя в представительствах, должны искренне хотеть эти планы реализовать».
- «Найти возможности сокращения бюджета на 10% на предстоящий год и сформировать оптимизированный план развития компании».
- «Разработать стратегию и план запуска нового направления бизнеса N, обеспечить единое видение нового бизнеса среди всех членов команды».
- «Выявить все дублирующие друг друга (прямо и косвенно) проекты, запущенные в компании, обеспечить интеграцию проектов между собой и с целями компании, сформировать единую программу проектов».
Результатами стратсессий обычно являются:
- Проработанные решения и планы.
- Трансляция важной информации или идей (участники «прониклись» идеями).
- Единое видение и командный дух.
- Новые идеи и альтернативные стратегии.
Стратегической сессией, как правило, управляет модератор, используя, соответственно, методы модерации и фасилитации. От профессионализма этого человека зависит то, насколько успешна будет работа всей группы. Так как в стратегических сессиях обычно принимают участие руководители и эксперты, время которых стоит довольно дорого, целесообразно привлекать для роли модератора-фасилитатора профессионала. В противном случае, стратсессия может превратиться в «съезд народных депутатов», многоголосье, «переливание из пустого в порожнее», не ведущее к единому видению и решению задачи.
Модерация отличается от фасилитации тем, что в ней имеется конкретный четкий алгоритм работы группы. А фасилитация — это, скорее, набор различных методов групповой работы, скомпонованных по усмотрению ведущего; какого-либо жесткого универсального сценария нет.
Почему важен именно профессиональный модератор, фасилитатор? Ведь можно назначить кого-то из своих руководителей или экспертов для координации работы группы. Приведу основные аргументы:
- Профессиональный модератор, фасилитатор может изначально разработать максимально оптимальный сценарий работы, исходя из поставленной цели.
- Он может подобрать оптимальные инструменты и формы работы для каждого этапа стратсессии так, чтобы работать было интересно, и при этом каждая минута коллективной работы помогала продвигаться к цели.
- Умеет управлять динамикой группы, работать с сопротивлением отдельных участников, вовлекать тех, кто не вовлекается, нейтрализовать деструктивно-активных участников, и т.д.
- Обеспечивает эффективную визуализацию задач, фиксацию решений группы (не просто записать на флипчарт умные идеи, а обеспечить структурированные записи, которые можно и удобно использовать в дальнейшем. Сама по себе визуализация является целым искусством).
- Выступает независимым арбитром, обеспечивает непредвзятость и увеличивает шансы найти, услышать и проработать здравые идеи, даже если они идут в противоречие с идеями руководителей участников стратсессии (часто бывает, что значимые идеи не появляются по простой причине: слишком сильное влияние руководителя на умы участников стратсессии — это в том случае, если стратсессией управляет кто-то из своих, а не внешний эксперт-модератор).
Вот пример фразы руководителя компании, для которой я проводила стратегическую сессию: «Почему мы сами не можем, работая вместе (на совещаниях, например), достигнуть таких же результатов?! Люди те же, времени столько же, изначальные проблемы и задачи аналогичные, а результат совместной работы совсем другой.»
Чтобы оценить значимость привлечения профессионала, предлагаю посмотреть на примеры целей, приведенные в этой статье выше. Если вы чувствуете уверенность, что могли бы обеспечить результат по этим целям, например, в течение 1 рабочего дня, возможно, экспертный ведущий вам и правда не нужен. Но, как правило, чтобы уложиться в ограниченное время и обеспечить результат с требуемым качеством, без соответствующего эксперта не обойтись.
Важные факторы, влияющие на успех стратегической сессии:
- Тщательная подготовка (80% времени по отношению ко времени проведения — каждая деталь должна быть продумана).
- Вовлечение участников (с использованием соответствующих технологий).
- Внимание к деталям (способность слышать слабые сигналы о чем-то важном от участников).
- Творческий настрой (выход, насколько это возможно, из рамочных представлений о ситуации, проблеме, цели).
- Грамотная логистика (кто, где, когда, сколько времени, с помощью чего делает).
- Формирование общего и индивидуального намерения к конкретным действиям по итогам стратсессии (не «просто договорились о чем-то» — сессия должна заканчиваться проработанным, прочувствованным глубоко каждым участником — а не формальным — планом действий, содержащим критерии результатов, в том числе промежуточных).
Примерные этапы проведения стратегической сессии:
- Подготовка (создание рабочей атмосферы).
- Целеполагание.
- Анализ текущей ситуации.
- Прогноз.
- Определение альтернатив.
- Оценка и выбор альтернативной стратегии.
- Проработка принятого решения в деталях.
- Определение критериев эффективности реализации выбранной стратегии.
- Каскадирование целей и задач, формирование плана действий.
- Завершение.
Наиболее распространенные сложности при проведении стратегических сессий:
- Ограничение времени.
- Низкая мотивация участников.
- Отсутствие исходной информации для принятия решений или ее низкое качество.
- Конфликты, противоречия интересов.
- Отсутствие условий для эффективной непрерывной работы участников (отвлечения, шумное помещение, не снятые барьеры стереотипного мышления в начале и проч.).
Все эти сложности профессиональный модератор преодолеет мастерски. Ваши ключевые задачи, как клиента-заказчика, сводятся к тому, чтобы поставить цель для стратегической сессии и собрать людей в назначенное время.
Выбрать модератора или фасилитатора несложно — смотрите на опыт и инструментарий, которым пользуется эксперт. Профессионалов на рынке не так много, но достаточно для того, чтобы найти «своего человека».
Несколько советов как выбрать ведущего стратегической сессии:
- Крайне желательно, чтобы эксперт был знаком с классическими инструментами модерации и фасилитации, прошел соответствующее обучение (имеет сертификат), желательно, у западных мастеров или по западным методикам. Если вы сами проходили обучение, например, у немцев, то понимаете, почему это важно — они продумывают и выверяют каждый «чих» в ходе сессии.
- У них есть чему поучиться (по сравнению с нашим отечественным «креативным» подходом по принципу «копать примерно здесь»). Приемы визуализации, технологии формулирования опорных вопросов, алгоритмы сценариев — все эти, незаметные для участников, тонкости напрямую влияют на результат стратегической сессии.
- Попросите потенциального ведущего описать сценарии уже проведенных сессий и показать фото листов флипчартов или иных материалов (необязательно, чтобы тема стратсессии была сходной с вашей). Оцените логичность этапов, качество визуализации, соответствие алгоритма проведенной сессии и результатов поставленной цели. Если у вас есть из кого выбирать, просмотрев 3-4 варианта стратсессий разных ведущих, вы сможете сделать выбор — обычно наглядно невооруженным глазом видна разница подходов и глубина проработки. Если есть возможность получить отзыв от компаний, для которых проводилась та или иная сессия, сделайте это.
- Хорошо, если ведущий стратсессии имеет достаточно полное представление об устройстве компании, основных управленческих вводных, владеет базовым понятийным аппаратом. Бывает очень забавно, когда, например, в телеком-компании ведущий сессии при слове «миграция абонентов» представляет, как физические люди перемещаются с одной территории на другую и в ходе обсуждения задает вопросы исходя из этого своего понимания (хотя имелся в виду перенос данных абонентов из одной системы в другую). Есть много споров по этому поводу, распространены мнения, что фасилитатору не обязательно разбираться в специфике темы сессии и особенностях бизнеса. И теоретически я с этим согласна — если есть хороший инструмент, правда можно не разбираться. Но практически недостаточный уровень компетентности ведущего может привести к тому, что сессия не будет восприниматься участниками как серьезное значимое мероприятие (будут хихикать меж собой или, что хуже, формально относиться к работе).
- Если стратегическая сессия крупная и требует вовлечения большого количества ведущих, убедитесь, что у вашего претендента есть опыт разработки и передачи сценариев другим ведущим (чтобы не получилось «кто в лес, кто по дрова», когда у одной рабочей группы формат результата не бьется с форматом результата другой группы).
- Важна сама персона ведущего стратсессии. С одной стороны, этот человек должен восприниматься топ-менеджерами как партнер, свой человек, а с другой стороны — это «незаметный лидер», управляющий происходящим на сессии. У участников должно создаваться полное впечатление, что вся работа делается ими самими, нет ни одной подброшенной, навязанной идеи или решения со стороны ведущего. Это гарантирует в будущем реализацию принятых решений участниками сессии с большей долей вероятности. В этом смысле харизматичность и яркость тренера, востребованная на тренинговых программах, может в данном случае оказаться минусом. Теоретически, ведущий может быть ярким человеком, но в условиях стратсессии он должен уметь держать внимание на задаче, а не на себе. Это критически важный момент.
Чтобы на этапе выбора модератора-фасилитатора продиагностировать его потенциальную способность быть «серым кардиналом», а не «звездой», обратите внимание, как взаимодействует с вами эксперт на переговорах. Сообщите о любой проблеме, волнующей вас, и посмотрите реакцию потенциального ведущего. Занимается ли он, в ходе беседы, самопозиционированием (не проявил ли себя как нарцисс? Это явление часто встречается среди тех, кто выбирает профессию «рулить группами людей». Или волшебным образом, незаметно для вас, этот человек помог продвинуться в понимании и решении проблемы?).
Неважно, кого вы привлекаете — крупную компанию-подрядчика или фрилансера, который соберет для вас команду ведущих самостоятельно. Смотрите на конкретного человека-исполнителя, а не на бренд и регалии компании.